Hilfe & Anleitung

Ziel

Shopify verbinden und den ersten Artikel arbeitsbereit machen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub

Vorher prüfen

• Ein aktiver Plan ist vorhanden.
• Mindestens ein Shopify-Lagerstandort existiert.
• Die zu übernehmenden Varianten besitzen eindeutige SKUs.

So funktioniert es

1. Öffne den Einrichtungsassistenten.
2. Wähle den Shopify-Standort, dessen Bestand verwaltet werden soll.
3. Entscheide, ob Bestandsänderungen nach Shopify geschrieben werden.
4. Starte den Import bestehender Shopify-Produkte.
5. Öffne danach die Produktfreigabe.
6. Prüfe SKU und Produktdaten.
7. Entscheide, ob der Shopify-Bestand als Anfangsbestand übernommen wird.
8. Gib das Produkt frei und kontrolliere es anschließend im Inventar.

Was passiert danach?

Der freigegebene Artikel ist ein Lagerartikel. Bei übernommener Startmenge verwendet die App den Bestand der gewählten Shopify-Location als Anfangswert.

Wenn es nicht funktioniert

• Sync ist aktiv, aber kein Standort gewählt: Prüfe die Shopify-Sync-Einstellungen.
• Ein Produkt fehlt: Starte den Produktimport erneut und prüfe die Produktfreigabe.
• Eine SKU kollidiert: Mache sie in Shopify eindeutig und importiere das Produkt erneut.

Direkte Aktionen

Ziel

Shopify-Produkte einlesen, ohne sie ungeprüft als Lagerartikel anzulegen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub, Shopify

Vorher prüfen

• Die Shopify-Verbindung ist aktiv.
• Die Varianten besitzen eine SKU.
• Die Produkte liegen im verbundenen Shopify-Shop.

So funktioniert es

1. Öffne Einstellungen und dann Integrationen & Sync.
2. Starte Produkte nachsynchronisieren.
3. Lass den Hintergrundlauf weiterarbeiten; du kannst den Hub währenddessen nutzen.
4. Öffne die Produktfreigabe.
5. Suche nach SKU oder Produktname.
6. Prüfe jeden gefundenen Datensatz vor der Freigabe.

Was passiert danach?

Neue oder fehlende Produkte erscheinen als prüfbare Einträge. Erst die Freigabe erzeugt daraus Lagerartikel. Ist in Shopify ein Einkaufspreis (Kosten pro Artikel) gepflegt, wird er beim Nachsynchronisieren mit übernommen und erscheint am Artikel als Artikel-EK.

Wenn es nicht funktioniert

• Der Import läuft bereits: Warte auf den bestehenden Hintergrundlauf.
• Ein Produkt fehlt weiterhin: Prüfe in Shopify, ob die Variante eine SKU besitzt.
• Eine Variante ist doppelt: Bereinige die SKU in Shopify, bevor du sie freigibst.
• Der Einkaufspreis fehlt oder ist veraltet: Der Wert kommt nur beim Nachsynchronisieren mit, nicht automatisch nach einer Preisänderung in Shopify. Ein von Hand eingetragener Artikel-EK wird dabei nie überschrieben.
• Bei einem großen Katalog, von dem du nur einen Teil lagerst, nimm die Artikel stattdessen per SKU-Liste auf – ohne Produktfreigabe.
• Der Import wurde wegen zu vieler neuer Vorschläge abgebrochen: Ein Lauf darf die Produktfreigabe nur um eine plan-abhängige Zahl neuer Einträge erweitern; er endet nach dem Produkt, das diese Grenze überschreitet, dessen Varianten bleiben also zusammen. Die Meldung nennt, wie viele Produkte geprüft und wie viele Vorschläge angelegt wurden; diese bleiben erhalten, und ein erneuter Lauf über unveränderte Produkte zählt nicht noch einmal. Nimm die Artikel, die du tatsächlich lagerst, per CSV-Import auf oder wechsle den Plan.

Direkte Aktionen

Ziel

Aus einem großen Shopify-Katalog nur die selbst gelagerten Artikel als Lagerartikel anlegen – mit Shopify-Verknüpfung, damit Bestands-Push und Abgleich funktionieren.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub, Shopify

Vorher prüfen

• Die Shopify-Verbindung ist aktiv.
• Du hast eine Liste der SKUs, die du physisch lagerst (eine SKU je Zeile, als .csv oder .txt oder zum Eintippen).
• Für die Bestandsübernahme ist in den Einstellungen ein Shopify-Standort gewählt.
• Die Varianten besitzen in Shopify genau diese SKU.

So funktioniert es

1. Öffne im Einkauf die Karte SKU-Liste oder im Onboarding den Schritt Produkte importieren und wähle Artikel per SKU-Liste aufnehmen.
2. Lade die Datei hoch oder tippe die SKUs ein; die Anzeige zeigt, wie viele SKUs erkannt wurden. Ist die Liste zu lang, weist die App beim Start darauf hin und nennt die Obergrenze.
3. Lass Bestände aus Shopify übernehmen aktiv, wenn der verkaufbare Bestand am geführten Standort als Anfangsbestand gelten soll.
4. Starte die Aufnahme. Der Lauf arbeitet im Hintergrund; du siehst den Fortschritt.
5. Prüfe das Ergebnis: angelegt, verknüpft, nicht gefunden, mehrdeutig und Konflikte werden getrennt aufgeführt.
6. Öffne das Inventar; die neuen Artikel sind sofort für Bestands-Push und Abgleich bereit.

Was passiert danach?

Jede eindeutig gefundene SKU wird als Lagerartikel mit Shopify-Verknüpfung angelegt. Bereits vorhandene Artikel ohne Verknüpfung (etwa aus einem früheren CSV-Import) werden verknüpft, ihr Bestand bleibt unverändert. Übernommen wird der verkaufbare Bestand (available) – dieselbe Größe, mit der der Abgleich und der Bestands-Push arbeiten. Ein in Shopify gepflegter Einkaufspreis wird als Artikel-EK übernommen. Es entstehen keine Einträge in der Produktfreigabe. Bei erfolgreich übernommenem Shopify-Bestand können bereits vorhandene, eindeutig zuordenbare Bestellbuchungen ohne erneute Bestandsänderung abgerechnet werden. Im Bewegungsprotokoll erscheinen Übernahme-Abrechnung und Übernahme-Ausgleich als neutrales Paar. Spätere oder nicht sicher zuordenbare Wirkungen können weiterhin abweichen.

Wenn es nicht funktioniert

• Nicht gefunden: Die SKU existiert so in Shopify nicht. Prüfe Schreibweise und ob die Variante überhaupt eine SKU trägt.
• Mehrdeutig: Dieselbe SKU hängt an mehreren Varianten. Der Artikel wird nicht angelegt – bereinige die SKU in Shopify und starte die Liste erneut.
• Konflikt: Ein bestehender Artikel ist bereits mit einer anderen Variante verknüpft. Es wird nichts geändert; löse den Fall in der Produktfreigabe.
• Plan-Limit erreicht: Der Lauf legt nichts an, wenn die neuen Artikel das SKU-Limit deines Plans überschreiten würden. Teile die Liste auf oder wechsle den Plan.
• Kein Shopify-Standort gewählt: Wähle ihn in den Einstellungen oder starte ohne Bestandsübernahme (Bestand 0).
• Ohne Bestand: Für die Variante gibt es am geführten Standort keinen Bestandseintrag; der Artikel startet mit 0.
• Es läuft bereits eine Aufnahme: Warte, bis der laufende Hintergrundlauf fertig ist. Dieselbe Liste erneut zu starten ist unschädlich – bereits angelegte Artikel werden übersprungen.

Direkte Aktionen

Ziel

Produktdaten und Anfangsbestand vor der Anlage im Lager prüfen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub

Vorher prüfen

• Der Produktimport oder ein Produkt-Webhook hat einen Prüfeintrag angelegt.
• Die SKU ist eindeutig.
• Bei Bestandsübernahme ist der richtige Shopify-Standort gewählt.

So funktioniert es

1. Öffne die Produktfreigabe.
2. Wähle einen ausstehenden Eintrag.
3. Vergleiche Titel, Variante und SKU mit Shopify.
4. Prüfe, ob der Artikel im Lager geführt werden soll.
5. Grenze lange Listen mit dem Suchfeld nach SKU oder Name ein — auch „Alle auswählen“ trifft dann nur die gefilterten Einträge.
6. Soll der Artikel nicht bestandsgeführt sein (Make-to-Order), wähle „Ohne Bestandsführung aufnehmen“: Er wird ohne Bestand angelegt, zählt nicht gegen dein Artikel-Kontingent, wird nicht mit Shopify abgeglichen und Bestellungen buchen für ihn keinen Bestand.
7. Einträge, die nie Lagerartikel werden sollen, ignorierst du dauerhaft: Ignorieren gilt für die Shopify-Variante und bleibt auch bei weiteren Produktaktualisierungen bestehen.
8. Wähle, ob der Shopify-Bestand als Anfangsbestand übernommen wird.
9. Gib das Produkt frei.
10. Kontrolliere den neuen Lagerartikel im Inventar.

Was passiert danach?

Die Freigabe erzeugt genau einen Lagerartikel. Der geprüfte Anfangsbestand und die Produktdaten werden nachvollziehbar übernommen. Bei erfolgreich übernommenem Shopify-Bestand können bereits vorhandene, eindeutig zuordenbare Bestellbuchungen ohne erneute Bestandsänderung abgerechnet werden. Im Bewegungsprotokoll erscheinen Übernahme-Abrechnung und Übernahme-Ausgleich als neutrales Paar. Spätere oder nicht sicher zuordenbare Wirkungen können weiterhin abweichen.

Wenn es nicht funktioniert

• Freigabe ist nicht möglich: Prüfe fehlende oder doppelte SKUs.
• Der Anfangsbestand wirkt falsch: Prüfe den gewählten Shopify-Standort.
• Das Produkt wurde abgelehnt: Importiere es nach der Korrektur erneut.
• Ein ignorierter Eintrag ist wieder da: Das passiert nur nach einer SKU-Umbenennung oder einem Konflikt mit einem geführten Artikel — prüfe die angezeigte Änderung.
• Die Liste füllt sich laufend mit Katalogartikeln, die du nie lagerst: Aktiviere in den Einstellungen „Nur geführte Artikel überwachen“ und nimm neue Artikel gezielt per SKU-Liste auf.
• Bei „Neuen Artikel anlegen, alten archivieren“ kommt eine Nachfrage zu wartenden Bestellungen: Für den neuen Artikel warten noch Buchungen aus Shopify. Antworte mit „Ja“, wenn die Menge im gesetzten Bestand (0 oder der übertragene Bestand) schon berücksichtigt ist, sonst mit „Nein“; bei „Nein“ werden die Buchungen normal gebucht und ändern den Bestand.

Direkte Aktionen

Ziel

Eine bezahlte Bestellung vollständig und ohne doppelte Bestandsbuchung bearbeiten.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Produkte sind freigegeben und besitzen eindeutige SKUs.
• Bei aktivem Freigabe-Workflow ist die Bestellung freigegeben.
• Der eingestellte Pack-Workflow ist dem Team bekannt.

So funktioniert es

1. Öffne Bestellungen und filtere auf Offen.
2. Prüfe Hinweise zu fehlender SKU, Unterbestand oder Überverkauf.
3. Halte interne Hinweise im Tab „Bestellungen“ als interne Notiz an der Bestellung fest — sie ist nur für euer Team sichtbar, erscheint auch in der Pickliste und nicht auf dem Lieferschein.
4. Gib die Bestellung frei, falls der Freigabe-Workflow aktiv ist.
5. Im Modell-A-Ablauf arbeitest du wie bisher über die Pickliste; die Bestandsbuchung entsteht dort weiterhin nicht durch ein zweites Abhaken.
6. Schließe die interne Bearbeitung ab. Ist die Einstellung „Zugestellte Bestellungen automatisch abschließen“ aktiv, entfällt dieser Schritt, sobald alle Sendungen als zugestellt gemeldet sind.

Was passiert danach?

Der Bestandsabgang entsteht automatisch beim Zahlungseingang in Shopify über Queue und Worker — nicht erst beim Picken oder Packen. Picken, Packen und der interne Abschluss dokumentieren nur euren Arbeitsfortschritt und senken den Bestand nicht ein zweites Mal.

Wenn es nicht funktioniert

• Nicht in der Pickliste: Prüfe Freigabe, Status und aktive Filter.
• SKU fehlt oder kein Lagerartikel existiert: Öffne die Produktfreigabe.
• Die Buchung bleibt aus: Prüfe Queue-Fehler.
• Eine historische Bestellung fehlt: Starte Bestellungen nachsynchronisieren.
• Eine Bestellung ist ohne Zutun verschwunden: Die Einstellung „Zugestellte Bestellungen automatisch abschließen“ hat sie abgeschlossen. Über den Abschluss-Schalter lässt sie sich wieder öffnen — sie bleibt dann offen.

Direkte Aktionen

Ziel

Alle freigegebenen Positionen korrekt entnehmen und bei Bedarf packen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Die Bestellung ist bezahlt und bei Bedarf freigegeben.
• Alle Positionen sind als Lagerartikel vorhanden.
• Das Team kennt den aktivierten Pack-Workflow.

So funktioniert es

1. Öffne die Pickliste.
2. Wähle die Ansicht nach Bestellung oder nach Artikel.
3. Öffne den passenden Auftrag.
4. Achte auf den Hinweis „In Bearbeitung von …“ an einer Bestellung: dort arbeitet bereits jemand mit einem Mobilgerät. Sprich dich ab, bevor du dieselbe Bestellung pickst.
5. Lies die interne Notiz an der Bestellung, falls eine hinterlegt ist — sie steht an der Bestellung, nicht an der einzelnen Position.
6. Vergleiche SKU, Menge, Lagerort, ggf. hinterlegte Personalisierungsangaben und bei Set-Artikeln die einzeln ausgewiesenen Komponenten.
7. Ergänze oder ändere die interne Notiz direkt in der Pickliste, wenn beim Picken etwas auffällt — sie gilt für die ganze Bestellung und ist sofort auch im Tab „Bestellungen“ sichtbar.
8. Markiere jede entnommene Position als gepickt.
9. Prüfe, ob noch offene Positionen bestehen.
10. Führe bei aktivem Pack-Workflow den Packschritt aus.
11. Schließe den Auftrag intern ab. Ist die Einstellung „Zugestellte Bestellungen automatisch abschließen“ aktiv, entfällt dieser Schritt, sobald alle Sendungen als zugestellt gemeldet sind.

Was passiert danach?

Pick- und Packstatus dokumentieren den Arbeitsfortschritt. Der Lagerbestand wird dadurch nicht erneut reduziert.

Wenn es nicht funktioniert

• Eine Position fehlt: Prüfe Bestellfreigabe und Filter.
• Die Menge ist nicht verfügbar: Kläre Unterbestand oder Überverkauf im Inventar.
• Der Packschritt erscheint nicht: Prüfe die Pack-Workflow-Einstellung.
• Der Pick-Haken lässt sich nicht entfernen: Im zweistufigen Betrieb muss eine gepackte Position zuerst im Tab „Bestellungen“ entpackt werden.
• Der Pack-Workflow lässt sich nicht umstellen: Solange Bestellungen halb fertig sind (gepickt, aber nicht gepackt), bleibt der Modus stehen — arbeite die offene Pickliste zuerst ab.
• Der Auftrag ist aus der Pickliste verschwunden: Die Einstellung „Zugestellte Bestellungen automatisch abschließen“ hat ihn abgeschlossen; die Pickliste zeigt nur offene Aufträge. Über den Abschluss-Schalter im Tab „Bestellungen“ lässt er sich wieder öffnen — er bleibt dann offen.
• Der Hinweis „In Bearbeitung von …“ trägt den Zusatz „möglicherweise nicht mehr aktiv“: Die Bearbeitung läuft seit über einer Stunde. Der Hinweis verschwindet, sobald die Bestellung abgeschlossen oder storniert wird. Im Hub lässt sich die Bearbeitung nicht übernehmen — das geht nur am Mobilgerät.

Direkte Aktionen

Ziel

Den lokalen Bestand eines Artikels kontrolliert korrigieren.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Der Artikel ist freigegeben.
• SKU oder Barcode identifiziert den richtigen Artikel.
• Menge, Richtung und Grund der Korrektur sind geklärt.

So funktioniert es

1. Öffne Inventar oder die mobile Buchung.
2. Suche oder scanne den Artikel.
3. Prüfe aktuellen Bestand, Einheit und Lagerort. Bei Set-Artikeln ist der angezeigte Bestand aus den Komponenten berechnet.
4. Wähle Zu- oder Abgang. Set-Artikel werden nicht direkt gebucht; korrigiere stattdessen die jeweilige Komponente.
5. Gib die Menge und einen nachvollziehbaren Grund ein.
6. Wähle im Hub die Quelle der Buchung: Manuelle Korrektur, Retoure oder Verlust / Bruch. Voreingestellt ist die manuelle Korrektur.
7. Kontrolliere die Änderung vor dem Bestätigen.
8. Öffne bei Bedarf das Protokoll zur Gegenprüfung.

Was passiert danach?

Lokaler Bestand und Protokoll werden aktualisiert; die gewählte Quelle steht in der Buchungszeile und im Bewegungs-Export, sodass sich Verluste getrennt auswerten lassen. Bei aktiviertem Sync für manuelle Buchungen wird die Änderung asynchron an Shopify übertragen.

Wenn es nicht funktioniert

• Falscher Artikel: Prüfe SKU und Barcode-Zuordnung.
• Set-Artikel kann nicht gebucht werden: Buche die betroffene Komponente; der Set-Bestand wird daraus neu berechnet.
• Buchung wird abgelehnt: Prüfe Format, Menge und Artikelstatus.
• Shopify bleibt unverändert: Prüfe manuellen Sync, Standort und Queue-Fehler.

Direkte Aktionen

Ziel

Gelieferte Mengen korrekt als Wareneingang verbuchen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Der Lagerartikel existiert.
• Die gelieferte SKU oder der Barcode ist lesbar.
• Bei bestellbezogenem Eingang ist die Einkaufsbestellung bekannt.

So funktioniert es

1. Öffne den Wareneingang im Inventar und suche oder scanne den Artikel; ein Scan vor der Vorbereitung wählt nur den Artikel aus und zählt noch keine Ware.
2. Wähle bei Bedarf die konkrete Einkaufsbestellposition.
3. Je nach Einrichtung kannst du direkt buchen oder musst Menge und einen angebotenen festen Lagerplatz zuerst vorbereiten.

Was passiert danach?

Das Buchen eines direkten Wareneingangs legt sofort eine Wareneingangs-Belegzeile an, aktualisiert den Status der Einkaufsbestellung und übergibt den Bestandszugang an die Queue; den Bestand erhöht kurz danach der Worker. Die Abschluss-Karte zeigt dir den Sync-Stand zum Buchungszeitpunkt und den Zustellstatus an Shopify.

Wenn es nicht funktioniert

• Direkter Wareneingang: Die Abschluss-Karte zeigt den Sync-Stand zum Buchungszeitpunkt und den Zustellstatus. Historische, importierte oder unklare Vorgänge werden nicht an Shopify gesendet.
• Artikel, Bestellposition oder Lagerplatz fehlt: Prüfe Freigabe und Zuordnung; ändere keinen freien Lagerplatztext als Ersatz.

Direkte Aktionen

Ziel

Ist-Bestände erfassen und geprüfte Differenzen nachvollziehbar ausgleichen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Artikel und Lagerorte sind gepflegt; für eine Bereichszählung ist die Lagerort-Konfiguration vollständig.
• Neue Zählungen umfassen standardmäßig das gesamte Lager; optional kann vor dem Start ein Bereich gewählt werden.
• Abschluss, Freigabe, Ablehnung und Buchung erfordern eine persönliche Shopify-Hub-Sitzung oder eine aktive Operator-Sitzung dieses Shops.
• Eine aktive Zählung beansprucht ihre Lagerorte. Löschen, Ersetzen, überlappende Zählungen und der CSV-Inventar-Import betroffener Artikel sind bis zum Buchen oder Verwerfen gesperrt.

So funktioniert es

1. Öffne Inventar und starte eine Zählung für das gesamte Lager oder einen angebotenen Bereich.
2. Wähle beim Zählen den angezeigten Ortskontext und scanne Barcode oder SKU. Gleiche Artikel an mehreren Orten werden über diesen Kontext getrennt.
3. Erfasse die gezählte Menge und speichere jede Position ausdrücklich; gib auch einen echten Nullbestand als 0 ein.
4. Am Handy oder Tablet lässt sich eine laufende Zählung im Tab „Inventar“ über „Zählen“ mitverfolgen: Zählung und Ort wählen, Fortschritt und bereits gezählte Positionen ansehen. Erfassen, Abschließen und Buchen bleiben im Admin-Bereich.
5. Schließe die Erfassung ab.
6. Muss eine Zählung beendet werden, brich sie über „Inventur abbrechen“ ab — das geht in jedem Zustand vor dem Buchen, auch nach der Freigabe; die Lagerorte werden sofort wieder für neue Zählungen frei.
7. Hat sich der Bestand geändert, zähle nur die markierten Positionen erneut. Haben sich dagegen die Lagerortdaten seit dem Start geändert, ist eine Nachzählung nicht möglich: verwirf die Zählung und starte sie mit dem aktuellen Umfang neu.
8. Prüfe Buchungsbasis, Zählwert und die nach Lagerort gruppierten Differenzen. Die Freigabe lädt zuerst nur die Abweichungen; solange noch nicht alle geladen sind, bleiben Freigeben und Buchen gesperrt.
9. Genehmige oder verwerfe die Zählung; bei Eigenfreigabe ist eine Begründung nötig.
10. In Modell B veröffentlicht der Abschluss die gezählten Lagerplatzbasen nur lokal und erzeugt weder eine Legacy-Bewegung noch eine Shopify-Schreibwirkung. Für Modell A buche nur genehmigte Differenzen. Die App gleicht den verkaufbaren Shopify-Bestand an den neuen Bestand an, eine schon vorher bestehende Abweichung verschwindet dabei; Reservierungen für offene Bestellungen bleiben unberührt.
11. Prüfe den Shopify-Zustellstatus nur für Modell A.
12. Beim Buchen werden alle Positionen gebucht, deren Bestand sich seit dem Zählen nicht geändert hat. Positionen mit geändertem Bestand (z. B. durch einen Verkauf) bleiben offen: Zähle sie erneut und gib sie erneut frei, dann kannst du die restlichen Positionen buchen. Bereits gebuchte Positionen sind fest und lassen sich nicht mehr ändern. Die Inventur gilt erst als vollständig gebucht, wenn alle Positionen gebucht sind; wird sie danach verworfen, bleiben die gebuchten Positionen gebucht.

Was passiert danach?

Erst das Buchen einer genehmigten Zählung ändert den lokalen Bestand. Bei aktiviertem Shopify-Sync wird danach asynchron der verkaufbare Shopify-Bestand an den neuen Bestand angeglichen; „Gebucht“ allein bestätigt diese Übertragung noch nicht. Liegt für den Artikel gerade eine Bestellung in Shopify, die in der App noch nicht gebucht ist, oder sind gleichzeitig andere Bestandsmeldungen unterwegs, wird nur die Änderung übertragen und die alte Abweichung bleibt bestehen; der Bestandsabgleich zeigt dann in der Zeile des Artikels einen Hinweis mit dem Grund. Bestandsänderungen ohne Ganzzahl-Sprung (z. B. 5,2 → 5,6 kg) und gezählte Positionen ohne Differenz lösen keine Übertragung aus; eine bestehende Abweichung bleibt im Bestandsabgleich sichtbar. Bei einer Nachzählung bleiben nicht betroffene Zählwerte erhalten. Akteure, Zähldaten und daraus entstandene Bewegungen bleiben nachvollziehbar.

Wenn es nicht funktioniert

• Artikel fehlt: Prüfe Lagerortzuordnung und aktiven Bereich.
• Ortskontext erforderlich oder falsch: Wähle den Lagerort der physischen Position und scanne erneut.
• Legacy-Zählung: Früher gestartete Zählungen bleiben auf ihren bisherigen Lagerort begrenzt; starte sie bei Bedarf neu.
• Bestandsverteilung stimmt nicht: Öffne Bestandsverteilung prüfen. Sichere Fälle können gesammelt repariert werden; andere Fälle müssen im Lagerort-Editor geprüft werden.
• Lagerort wird beansprucht: Buche oder verwirf die angegebene aktive Zählung vor Löschen oder Ersetzen.
• CSV-Import übersprungen: Buche oder verwirf die Zählung des betroffenen Artikels, dann importiere die Zeile erneut.
• Erfassung lässt sich nicht abschließen: Bestätige jede Position ausdrücklich, auch 0.
• Nachzählung erforderlich: Zähle nur die markierten Positionen erneut.
• Freigeben oder Buchen ist gesperrt: Lade über „Weitere Positionen laden“ die restlichen Abweichungen; erst dann ist die Entscheidung vollständig.
• Shopify-Zustellung nicht möglich: Prüfe Protokoll, Standort, Zuordnung und Sync-Einstellungen und führe danach den Bestandsabgleich aus.
• Inventur nur teilweise gebucht: Der Bestand einzelner Positionen hat sich seit dem Zählen geändert. Die gebuchten Positionen bleiben bestehen; zähle die offenen Positionen erneut, gib sie erneut frei und buche dann die restlichen Positionen.

Direkte Aktionen

Ziel

Bestandsabweichungen erkennen und bewusst entscheiden, auf welcher Seite du den Bestand setzt: in Shopify oder in Stockaro.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub, Shopify

Vorher prüfen

• Shopify-Sync ist eingerichtet.
• Ein Shopify-Lagerstandort ist gewählt.
• Die betroffenen Artikel haben eindeutige SKUs und eine Shopify-Zuordnung.

So funktioniert es

1. Öffne den Bestandsabgleich.
2. Starte einen Scan für den gewählten Standort.
3. Lass alle Seiten vollständig verarbeiten.
4. Wähle über die Reiter oben, welche Zeilen du siehst — voreingestellt ist „Abweichungen“.
5. Prüfe lokalen und Shopify-Bestand je Artikel.
6. Wähle nur für geprüfte Zeilen die passende Schaltfläche: „Shopify auf …“ setzt den Shopify-Bestand auf den angezeigten Wert, „Stockaro auf …“ den Bestand in Stockaro.
7. Bestätige die Änderung.
8. Kontrolliere Status und Protokoll.

Was passiert danach?

Der Bestand wird nur für die Artikel gesetzt, die du bewusst bestätigt hast, und zwar über den vorgesehenen Bestandsprozess. Nicht ausgewählte Artikel bleiben unverändert.

Wenn es nicht funktioniert

• Kein Standort: Speichere zuerst einen Shopify-Lagerstandort.
• Scan bleibt unvollständig: Prüfe Status und starte nach einem Fehler erneut.
• Artikel fehlt: Prüfe SKU, Produktfreigabe und Shopify-Zuordnung.
• Setzen gesperrt, weil in Shopify Bestand reserviert ist: Markiere die offenen Sendungen in Shopify als versendet — erst das Fulfillment löst die Reservierung auf, nicht der Zahlungseingang.
• Bestandsmeldung technisch blockiert oder mit unbekanntem Ergebnis: Bestand direkt in Shopify prüfen, dort bei Bedarf abgleichen und die Meldung anschließend hier abschließen; nicht erneut senden, weil die ursprüngliche Wirkung unklar ist.
• Übertragung schlägt fehl: Öffne Queue-Fehler.
• Eine Zeile zeigt den Hinweis „Shopify wurde nach der Inventur bzw. dem Setzen des Bestands nicht automatisch angeglichen“: Die App hat bewusst nur die Änderung übertragen, z. B. weil gerade eine Bestellung in Shopify offen war, die in der App noch nicht gebucht ist, oder weil gleichzeitig andere Bestandsmeldungen unterwegs waren; deshalb bleibt die alte Abweichung bestehen. Prüfe die Zahlen in der Zeile und klicke auf „Shopify auf …“ (z. B. „Shopify auf 2 setzen“), um Shopify selbst anzugleichen.

Direkte Aktionen

Ziel

Unterbestand prüfen und benötigte Ware beim passenden Lieferanten nachbestellen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Mindest- und optional Maximalbestände sind gepflegt.
• Artikel sind bei Bedarf Lieferanten zugeordnet.
• Offene Bestellungen und bereits erwartete Mengen sind bekannt.

So funktioniert es

1. Öffne Einkauf oder die mobile Nachbestellliste.
2. Filtere oder sortiere den aktuellen Bedarf.
3. Prüfe Bestand, Ziel und vorgeschlagene Menge. Die Quellenmarkierung zeigt, ob bis zum Mindest- oder Maximalbestand aufgefüllt wird.
4. Prüfe den bevorzugten Lieferanten; seine artikelspezifische Mindestbestellmenge fließt in den Vorschlag ein.
5. Berücksichtige offene Einkaufsbestellungen.
6. Passe die Bestellmenge bei Bedarf im Einkauf an.
7. Erstelle oder ergänze die Einkaufsbestellung.
8. Prüfe die Bestellung vor dem Versenden.

Was passiert danach?

Der Bedarf ist einer Einkaufsbestellung zugeordnet. Der Lagerbestand steigt erst, wenn die Lieferung als Wareneingang gebucht wird.

Wenn es nicht funktioniert

• Kein Vorschlag: Prüfe Mindestbestand und aktuellen Bestand.
• Kein Lieferant: Pflege im Hub den bevorzugten Lieferanten oder den vorhandenen Legacy-Lieferanten.
• Menge wirkt falsch: Prüfe Maximalbestand, Mindestbestellmenge, offene Bestellungen und Einheit.
• Lieferant oder Mindestbestellmenge ist mobil schreibgeschützt: Bevorzugte Zuordnungen werden im Hub gepflegt; der artikelspezifische Link bleibt mobil bearbeitbar.

Direkte Aktionen

Ziel

Eine nachvollziehbare Aufstellung darüber erhalten, welchen Wert die Abgänge eines Zeitraums hatten.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub

Vorher prüfen

• Der Verlust-Report gehört zur Statistik-Stufe des Pro-Plans. Auf Basic und Standard ist der Abschnitt sichtbar, aber gesperrt.
• Bewertet wird mit dem Einkaufspreis des Artikels, wie er zum Zeitpunkt der Buchung hinterlegt war. Artikel ohne gepflegten Einkaufspreis lassen sich nicht bewerten.
• Nur Buchungen, die nach der Einführung dieser Auswertung entstanden sind, tragen einen eingefrorenen Einkaufspreis. Ältere Bewegungen bleiben unbewertet — das ist kein Fehler.

So funktioniert es

1. Öffne die Statistik und rolle zum Abschnitt „Verlust-Report (bewertet)“.
2. Wähle den Berichtszeitraum: laufender Monat, laufendes Quartal oder laufendes Jahr.
3. Wähle den Umfang. „Nur Verlust“ zeigt ausschließlich Verlustbuchungen; „Alle bewertbaren Abgänge“ nimmt zusätzlich manuelle Korrekturen und Retouren dazu.
4. Prüfe die Positionen: Datum, Artikel, Menge, Einkaufspreis je Stück, Wert und Grund.
5. Lies die Monats- und Jahressummen ab. Liegen mehrere Währungen im Zeitraum, steht je Währung eine eigene Summenzeile — es gibt bewusst keine gemeinsame Gesamtsumme.
6. Brauchst du die Zahlen ausserhalb der App, lade den Bewegungs-Export als CSV. Er trägt drei zusätzliche Endspalten: Einkaufspreis, Währung und Wert.

Was passiert danach?

Du hast eine wertmäßige Verlustaufstellung für den gewählten Zeitraum, getrennt nach Währung, mit einem ausdrücklichen Hinweis darauf, wie viele Positionen mangels Einkaufspreis nicht bewertet werden konnten.

Wenn es nicht funktioniert

• Abschnitt gesperrt: Der Verlust-Report ist Teil des Pro-Plans. Ein Upgrade schaltet ihn frei.
• „X von Y Positionen ohne EK“: Bei diesen Artikeln war zum Buchungszeitpunkt kein Einkaufspreis hinterlegt. Sie erscheinen in der Liste, zählen aber nicht in die Summe. Pflege den Einkaufspreis im Inventar — er wirkt ab der nächsten Buchung, nicht rückwirkend.
• Summe wirkt zu niedrig: Prüfe zuerst den Hinweis zu unbewerteten Positionen und danach den gewählten Umfang.
• Eine Bestandskorrektur über „Bestand setzen“ fehlt: Diese Buchungen liegen ausserhalb des Reports, weil ihnen die Verlust- oder Korrektur-Bedeutung fehlt. Im CSV-Export erscheinen sie weiterhin, dort ohne Wertangabe.
• CSV-Wertspalten leer: Die Spalten sind im Export für alle Pläne vorhanden, gefüllt werden sie nur im Pro-Plan.
• Ein später geänderter Einkaufspreis verändert die Zahlen nicht: Der Wert wird beim Buchen eingefroren, damit frühere Aufstellungen stabil bleiben.

Direkte Aktionen

Ziel

Bestand am Handy oder Tablet sicher ein- oder ausbuchen.

Für wen / Wo

Lagerteam · Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Der Artikel ist freigegeben.
• SKU oder Barcode ist eindeutig.
• Gerät beziehungsweise Person besitzt Zugriff.

So funktioniert es

1. Öffne die Mobile App.
2. Wähle den Scanner.
3. Erlaube bei Kameranutzung den Zugriff im Browser.
4. Scanne den Barcode oder gib die SKU ein.
5. Vergleiche den gefundenen Artikel. Set-Artikel zeigen einen berechneten Bestand und können nicht direkt gebucht werden.
6. Wähle bei normalen Artikeln die Buchungsart.
7. Prüfe Menge und Richtung.
8. Bestätige die Buchung und beachte das Feedback.
9. Läuft im Admin-Bereich eine Inventurzählung, kannst du sie im Tab „Inventar“ über „Zählen“ einsehen: Zählung und Ort wählen, Fortschritt und bereits gezählte Positionen ansehen. Gezählt und abgeschlossen wird weiterhin im Admin-Bereich.

Was passiert danach?

Lokaler Bestand und Protokoll werden aktualisiert. Bei aktiviertem Sync für manuelle Buchungen und gewähltem Standort wird die Änderung zur asynchronen Shopify-Übertragung eingereiht.

Wenn es nicht funktioniert

• Artikel nicht gefunden: Prüfe SKU, Barcode und Produktfreigabe.
• Set-Artikel ist gesperrt: Scanne und buche die betroffene Komponente statt des Sets.
• Falscher Artikel: Prüfe die Barcode-Zuordnung im Inventar.
• Kamera startet nicht: Prüfe Browserberechtigung und sichere Verbindung.
• Shopify ändert sich nicht: Prüfe Sync, Standort und Queue-Fehler.
• Keine Zählung sichtbar: Zählungen werden im Admin-Bereich gestartet; ohne aktive Zählung bleibt die mobile Ansicht leer.

Direkte Aktionen

Ziel

Bestehende Artikel sicher teilweise aktualisieren, ihren primären Lagerort festlegen und neue Artikel mit einem kontrollierten Anfangsbestand anlegen.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub, Mobile & Scanner

Vorher prüfen

• Jede Zeile besitzt eine eindeutige SKU.
• Die Datei ist als CSV gespeichert.
• Für den Ort verwendest du entweder genau eine Spalte mit einem dieser Aliase: lagerort, lagerplatz, storage location, location oder bin — oder für jede aktive Ebene eine eigene Spalte mit dem Ebenennamen aus den Einstellungen.
• Zu ändernde Werte stehen in den passenden Spalten.

So funktioniert es

1. Öffne den CSV-Import im Einkauf.
2. Lade die CSV-Datei hoch und prüfe in der Vorschau auch den normalisierten vorgesehenen Lagerort.
3. Die Vorschau listet die erkannten Spalten auf und warnt, wenn die Datei keine Bestandsspalte enthält.
4. Eine fehlende Bestandsspalte und eine leere Bestandszelle haben dieselbe Bedeutung: Bei bestehenden Artikeln bleibt der Bestand unverändert.
5. Andere angegebene Felder wie Bezeichnung oder Mindestbestand werden bei bestehenden Artikeln trotzdem aktualisiert.
6. Der Lieferantenname aus der Spalte „Lieferant“ wird immer als Lieferant angelegt und mit dem Artikel verknüpft; der EK-Preis aus der Spalte „EK-Preis“ ist optional und bleibt leer, wenn keiner angegeben ist.
7. Groß-/Kleinschreibung und führende oder nachfolgende Leerzeichen im Lieferantennamen spielen dabei keine Rolle, sodass „Klimatec Handels GmbH“ und „ klimatec handels gmbh “ demselben Lieferanten zugeordnet werden, ohne den ursprünglich angelegten Namen zu ändern; Leerzeichen innerhalb des Namens zählen weiterhin.
8. Trenne die getrimmten Ortssegmente mit / und ordne sie wie die aktiven Ebenen in den Einstellungen an; ohne eigene Konfiguration gilt Gang/Regal/Fach.
9. Bei drei Ebenen verwendest du zum Beispiel A/03/B, bei vier Ebenen A/03/2/B. Allgemein stehen zuerst A, dann 03, danach optionale nummerierte Zwischenebenen und zuletzt B.
10. Alternativ: trage für jede aktive Lagerort-Ebene eine eigene Spalte ein, deren Überschrift dem Ebenennamen aus den Einstellungen entspricht, z. B. Gang, Regal und Fach; ohne eigene Konfiguration gelten Gang, Regal und Fach. Alle Ebenen-Spalten müssen vorhanden sein, sonst wird kein Lagerort erkannt.
11. Sind in einer Zeile alle Ebenen-Zellen leer, bleibt der Lagerort unverändert; ist nur ein Teil leer, ist die Zeile ungültig und wird übersprungen. Stehen beide Formate in der Datei, gilt die Spalte Lagerort.
12. Eine fehlende Lagerortspalte oder eine leere Lagerortzelle bedeutet: Den primären Lagerort nicht ändern.
13. Eine Ortsänderung ist während einer laufenden Inventur erlaubt; der gespeicherte Cycle-Count-Snapshot, die Zählbasis und die bereits beanspruchte Position bleiben unverändert.
14. Das Zeichen / ist reserviert und wird nicht escaped: Ein / innerhalb eines Ebenenwerts lässt sich deshalb nicht verlustfrei als CSV-Lagerort round-trippen.
15. Bei einer Neuanlage ohne Bestandsangabe wird der Bestand 0 gesetzt.
16. Starte den Import erst, wenn die Vorschau die erwarteten neuen und aktualisierten Zeilen zeigt.
17. Warten für neue Artikel der Datei noch Bestellungen aus Shopify, fragt Stockaro beim Klick auf „Importieren“ gesammelt nach: Wähle je Artikel „Ja“, wenn die Menge im CSV-Bestand schon berücksichtigt ist, sonst „Nein“, und klicke auf „Übernehmen“.

Was passiert danach?

Der Teilimport ändert nur angegebene Werte; Bestand und Lagerort bleiben ohne Angabe unverändert, neue Artikel starten ohne Bestandsangabe mit Bestand 0 und ein angegebener Ort wird primär.

Wenn es nicht funktioniert

• Die Vorschau warnt vor fehlendem Bestand: Das ist bei einem beabsichtigten Teilupdate sicher; der vorhandene Bestand bleibt unverändert.
• Bestand wurde nicht geändert: Prüfe, ob die Bestandszelle leer war oder die Bestandsspalte fehlte.
• Lagerort ist ungültig: Prüfe leere Segmente und die erwartete Anzahl und Reihenfolge der Ebenen.
• Ebenen-Spalten werden nicht als Lagerort erkannt: Prüfe, ob alle Ebenen-Spalten vorhanden sind und ihre Überschriften genau den Ebenennamen aus den Einstellungen entsprechen.
• Lagerort ist doppelt: Die gesamte Zeile wird übersprungen, damit keine Teiländerung zurückbleibt.
• Ein Ebenenwert enthält /: Diese bekannte Round-Trip-Grenze kann nicht escaped werden; verwende / nur als Trennzeichen.
• Eine Zeile wird übersprungen: Prüfe SKU, Zahlenformat und doppelte SKUs in der Datei.
• Lieferant erscheint in der Liste, aber im Artikel-Detail steht „Kein Lieferant“: Der Name stammt aus altem Freitext ohne Verknüpfung. Wähle im Detail den Lieferanten aus oder importiere die CSV mit der Spalte „Lieferant“ erneut.
• Der Import fragt nach wartenden Bestellungen: Für neue Artikel der Datei warten noch Buchungen aus Shopify. Antworte je Artikel mit „Ja“, wenn die Menge im CSV-Bestand schon abgezogen ist, sonst mit „Nein“; solange du nicht entschieden hast, wird nichts importiert.
• Die Nachfrage erscheint erneut: Die Liste hat sich seit der Anzeige geändert, zum Beispiel durch eine neue Bestellung, und es wurde nichts gespeichert. Prüfe die aktuelle Liste und bestätige erneut.
• Der Import meldet, dass eine Buchung gerade verarbeitet wird: Es wurde nichts gespeichert. Starte den Import in ein paar Sekunden erneut.

Direkte Aktionen

Ziel

Den aktuellen Bestand aller Artikel als Datei erhalten.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber, Lagerteam · Admin-Hub

Vorher prüfen

• Du kannst das Inventar im Hub öffnen.

So funktioniert es

1. Öffne das Inventar.
2. Klicke oben auf „Gesamtbestand als CSV exportieren“.
3. Der Download startet; die Datei heißt lagerbestand_ gefolgt von Datum und Uhrzeit.
4. Der Export enthält immer alle Artikel — unabhängig von den gesetzten Filtern und der Suche.

Was passiert danach?

Du hast eine CSV-Datei mit dem gesamten Bestand, die du in einem Tabellenprogramm öffnen oder für einen Teilimport weiterverwenden kannst.

Wenn es nicht funktioniert

• Die Datei enthält mehr Artikel als die Liste zeigt: Das ist beabsichtigt, der Export berücksichtigt keine Filter. Filtere die Datei in deinem Tabellenprogramm.
• Der Download startet nicht: Es erscheint eine Fehlermeldung über der Liste; versuche es nach einem Moment erneut.

Direkte Aktionen

Ziel

Fehlgeschlagene Bestands- oder Sync-Vorgänge sicher einordnen und erneut verarbeiten.

Für wen / Wo

Shop-Inhaber · Admin-Hub

Vorher prüfen

• Du kannst die Queue-Fehler im Hub öffnen.
• Produkt-, SKU- und Standortkonfiguration sind erreichbar.
• Die Ursache wird vor einem erneuten Versuch geprüft.

So funktioniert es

1. Öffne Queue-Fehler.
2. Filtere auf offene oder fehlgeschlagene Einträge.
3. Öffne einen Eintrag und lies Vorgang, Zeitpunkt und Fehlermeldung.
4. Ordne die Ursache Produkt, SKU, Bestand, Standort oder Shopify-Verbindung zu.
5. Korrigiere die zugrunde liegende Konfiguration.
6. Starte nur danach den vorgesehenen erneuten Versuch.
7. Prüfe den neuen Status.
8. Kontrolliere Bestand und Protokoll, statt die fachliche Buchung manuell zu duplizieren.

Was passiert danach?

Ein erfolgreich wiederholter Vorgang wechselt aus dem Fehlerzustand. Die bestehende Idempotenz verhindert, dass derselbe fachliche Vorgang absichtlich doppelt gebucht werden muss.

Wenn es nicht funktioniert

• Fehler kehrt zurück: Prüfe, ob die Ursache wirklich behoben wurde.
• SKU oder Artikel fehlt: Öffne die Produktfreigabe.
• Shopify-Übertragung scheitert: Prüfe Sync und Standort.
• Unklarer technischer Fehler: Sende Kontext und Zeitpunkt an den Support.

Direkte Aktionen